Best Long‑Term Workspace for OpenAI o‑Series (o3 / o4) Reasoning Models

[kyk]

For my job needs, i want to create a dedicated GPT workspace using with models such as 'ChatGPT o3', 'ChatGPT o4-mini-high', which will store all the history for a period of up to 3 years, (possibly, in compacted, summarized form). I am also open to the Google Gemini solutions

## TL;DR — Which one should you pick?

For a single, long‑running workspace that **automatically keeps every chat, file and instruction in one place for years**, choose 'chatgpt.com' ***Projects*** and then **use a Custom GPT *inside* that Project when you need a specialised assistant**.

'Projects' give you the persistent filing cabinet; custom GPTs give you the specialised clerk.
If you later move to Google’s stack, the closest analogue is **Gemini “Gems” inside a Google Workspace domain**, but note that Gemini’s admin‑controlled retention currently tops out at 36 months, not beyond.

Пока буду оплачивать из своего кармана. Может когда-то позже работодатель введёт централизованный GPT сервис.

Этот workspace нужен не для написания кода или решения технических задач, а для офисной переписЬки, вопросов, ответов и т.п.

Какие идеи на эту тему? Что сами пользуте?

Возможным решением может ещё быть интеграция с электронной почтой, у нас на работе MS Outlook SSO. Но официальное разрешение прикручивать GPT к е-мылу мне вряд ли дадут из-за privacy. Когда-то, возможно, введут централизованное решение, как писал выше. Можно, конечно, и без официального разрешения если сильно захочется

https://www.notion.com/pricing

Гипотетически, можно самому чат забацать на Питоне, но нужен доступ из разных мест из дома, и на работе и чтобы интерфейс удобный и чтобы всё работало как часы. Т.е. нужно готовое отлаженное решение похожее на СhatGPT

[alex_127]

Я пока не знаю что победит - структуризация контекста с его «свопом» или тупо увеличение контекста и упор на его эффективность…

[kyk]

Я пока не знаю что победит

тут тема не про победу коммунизЪма, а про инструмент работу работать, чтобы на переписку уходило совсем мало времени и минимум мозговых усилий.

[Uzito]

Я пока не знаю что победит - структуризация контекста с его «свопом» или тупо увеличение контекста и упор на его эффективность…

RAG?

[Mad Hatter]

Я пока не знаю что победит

тут тема не про победу коммунизЪма, а про инструмент работу работать, чтобы на переписку уходило совсем мало времени и минимум мозговых усилий.

Так ты email ему хочешь отдать?

[kyk]

Так ты email ему хочешь отдать?

не то чтобы отдать, а использовать как assistant и сделать совместное использование более удобным. Но это не обязательнно.

[Mad Hatter]

Так ты email ему хочешь отдать?

не то чтобы отдать, а использовать как assistant и сделать совместное использование более удобным. Но это не обязательнно.

Не подходит платный продукт типа BlueMail AI?
Они пишут что используют Chatgpt, какую-то кастомную модель.

[kyk]

Они пишут что используют Chatgpt, какую-то кастомную модель.

не пробовал, но они явно будут деньги экономить и не позволят выбирать 'o3' и даже не факт что 'o4-mini-high'.

[Mad Hatter]

Они пишут что используют Chatgpt, какую-то кастомную модель.

не пробовал, но они явно будут деньги экономить и не позволят выбирать 'o3' и даже не факт что 'o4-mini-high'.

Вот что отвечает насчёт своего тулбокса:

Yes, there are several open-source projects and frameworks that allow integrating LLMs like ChatGPT or Gemini via API to process incoming emails with customizable rules. These systems are often part of AI email assistants, automation workflows, or personal productivity tools.

Here are notable options and building blocks:


---

1. MailGPT

GitHub: github.com/madlabsinc/MailGPT

Purpose: Read, summarize, and reply to emails using ChatGPT.

Features:

Gmail integration via OAuth

Auto-summarization of inbox

Drafts replies using ChatGPT


Extendability: You can add custom rule engines or integrate filters easily.

Limitations: Focused on Gmail; limited rule config out of the box.



---

2. Flowise + LangChain + IMAP/SMTP

What it is: Use Flowise (low-code LLM orchestration) with LangChain and Python IMAP/SMTP clients.

How it works:

Connect to email via IMAP (e.g., imaplib or mailparser)

Use LangChain agents with GPT/Gemini API to analyze content

Set up workflows: "If email contains X, do Y" (e.g., forward, summarize, respond)


Open-source: Yes, modular and customizable.



---

3. Inboxes with LLM Routing (Custom LangChain agent)

DIY solution:

Use imaplib or mailparser to fetch emails

Parse subject, sender, content

Define rules (keywords, regex, sender match)

Use OpenAI/Gemini API to classify, summarize, or respond


Output: Automatically label, store in DB, forward, or reply

Tech stack: Python + OpenAI/Gemini + SQLite/PostgreSQL + cron/job runner



---

4. LLM-based Email Assistant by open-interpreter

GitHub: github.com/KillianLucas/open-interpreter

Allows running GPT locally with tools like file/email/CLI access.

You can integrate it to read emails from local files or via IMAP, and process using LLMs.



---

5. N8N (with LLM Plugins)

n8n.io is a powerful open-source workflow automation tool.

Combine:

IMAP/SMTP nodes

Webhook triggers

OpenAI or Gemini API

Conditional rule engines


Use case: “If email is from HR and includes the word ‘urgent’, summarize and forward to Telegram.”



---

Optional Enhancements

Redis or PostgreSQL: For state tracking and email history

FastAPI or Flask: To serve a web dashboard or expose rules as APIs

Authentik or Keycloak: For user-level access control if needed

[kyk]

Работодатель не даёт автономного доступа по IMAP/SMTP.
Т.е. логиниться могут только "approved" apps.
Гипотетически можно попытаться такой approval получить для нового email-клиента. На встанет логичный вопрос - зачем.
Если сказать всё как есть, то могут не разрешить использовать именно GPT/LLM

[Mad Hatter]

Работодатель не даёт автономного доступа по IMAP/SMTP.
Т.е. логиниться могут только "approved" apps

Упс. Ну и как ты письма вытащищь?

[kyk]

Работодатель не даёт автономного доступа по IMAP/SMTP.
Т.е. логиниться могут только "approved" apps

Упс. Ну и как ты письма вытащищь?

Если на десктопе запустить MS Outlook email, то он загружает всё на диск: Incoming и Outdoing. А с ними уже можно работать - есть питоновские библиотеки для работы с MS Outlook email данными.

[alex_127]

Работодатель не даёт автономного доступа по IMAP/SMTP.
Т.е. логиниться могут только "approved" apps.
Гипотетически можно попытаться такой approval получить для нового email-клиента. На встанет логичный вопрос - зачем.
Если сказать всё как есть, то могут не разрешить использовать именно GPT/LLM

Странная контора. У нас все такое explicitly prohibited.
Этож данные компании которые могут неизвестно где оказаться… думаю, у меня через полчаса посте таких игр два товарища типа mad hatter в сомбреро рядом с офисом бы уже стояли…

[Mad Hatter]

Упс. Ну и как ты письма вытащищь?

Если на десктопе запустить MS Outlook email, то он загружает всё на диск: Incoming и Outdoing. А с ними уже можно работать - есть питоновские библиотеки для работы с MS Outlook email данными.

Ауч...

[Mad Hatter]

Этож данные компании которые могут неизвестно где оказаться… думаю, у меня через полчаса посте таких игр два товарища типа mad hatter в сомбреро рядом с офисом бы уже стояли…

Почему в сомбреро? Это у вас такие корпоративные традиции?

[kyk]

Ауч...

Ну поэтому я пока не парюсь с интеграцией в е-мыло. Пока вполне годится copy-paste

[alex_127]

Этож данные компании которые могут неизвестно где оказаться… думаю, у меня через полчаса посте таких игр два товарища типа mad hatter в сомбреро рядом с офисом бы уже стояли…

Почему в сомбреро? Это у вас такие корпоративные традиции?

Нету таких. Но я считаю было бы круто такие традиции иметь…

[Mad Hatter]

file_00000000598c61f8bffc2e08fac090d1.png (1.06 МБ) 341 просмотр

Почему в сомбреро? Это у вас такие корпоративные традиции?

Нету таких. Но я считаю было бы круто такие традиции иметь…

[kyk]

После внимательного осмотра обнаружил в казённом MS Outlook наличие MS Copilot (based on OpenAI's GPT-4 architecture).
Возможно, его недавно туда добавили

Это конечно лучше, чем ничего и наверно даже хорошее подспорье для нашего брата-совка с неродным английским для правки грамматики и базовой стилистики английского языка.

Но всё же это не то, что мне нужно, а именно - advanced reasoning models и доступ ко всей истории как минимум за год , а лучше 3 года и возможность контроля всех настроек и Custom GPT